Werkkostenregeling en medewerkercadeaus: de gids voor 2026

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoeveel een werkgever zijn medewerkers onbelast kan geven, van een verjaardagsattentie tot een kerstpakket. Voor 2026 is de vrije ruimte 2% over de eerste 400.000 euro fiscaal loon en 1,18% over het bedrag daarboven. Blijf je binnen die ruimte, dan betaal je geen extra belasting. Ga je eroverheen, dan volgt 80% eindheffing over het meerdere. Dit artikel is geen belastingadvies; controleer de actuele cijfers bij de Belastingdienst of je accountant.

De hoofdlijnen voor 2026

• Vrije ruimte: 2% van het fiscale loon tot 400.000 euro, en 1,18% over het meerdere. Het percentage over de eerste schijf is voor 2026 verhoogd naar 2%. (bron: Grant Thornton)
• Attentieregeling: een kleine attentie tot 25 euro inclusief btw telt onder voorwaarden niet mee, mits het geen geld of waardebon is en je zo'n gebaar ook aan een ander dan je werknemer zou maken.
• Eindheffing: wat je in de vrije ruimte aanwijst en er niet meer in past, kost 80% eindheffing over het meerdere. Die draag je af in de aangifte loonheffingen van het volgende jaar.

Wat telt als een cadeau onder de WKR?

Vrijwel elke attentie met een waarde die je als werkgever geeft, valt onder de regeling. Denk aan verjaardagscadeaus, jubileumcadeaus, kerstpakketten, een sinterklaasattentie of een afscheidscadeau. Een cadeau in de vorm van geld of een waardebon is altijd loon en valt buiten de attentieregeling. Twijfel je of iets meetelt, ga dan uit van "ja, tenzij" en boek het in de vrije ruimte.

De 25-euroregel, met een belangrijke nuance

De 25-euroregel wordt vaak te simpel uitgelegd. Het gaat om een persoonlijke attentie die je ook aan een ander dan je werknemer zou geven in vergelijkbare omstandigheden, zoals bloemen bij een ziekenhuisopname of een verjaardag. Zulke attenties tot 25 euro inclusief btw zijn geen loon en drukken niet op je vrije ruimte. Zodra het een geldbedrag of waardebon is, geldt de regeling niet. Voor structurele cadeaus zoals een kerstpakket loopt het gewoon via de vrije ruimte.

Rekenvoorbeelden

Een verjaardagsattentie van 20 euro. Onder de 25 euro en het is geen geld of bon. Valt onder de attentieregeling, geen eindheffing, drukt niet op je vrije ruimte.

Een cadeau van 50 euro. Gaat in de vrije ruimte. Is die op, dan kost het 80% eindheffing over het meerdere, dus 40 euro extra belasting voor de werkgever.

Een kerstpakket van 75 euro voor 50 medewerkers. Dat is 3.750 euro in de vrije ruimte. Past dat er niet meer bij, dan reken je 80% eindheffing over het deel dat de vrije ruimte overschrijdt.

Hoe houdt Attentico Work dit bij?

Attentico Work maakt automatisch een WKR-overzicht per kalenderjaar, zodat je aan het eind van het jaar niet hoeft te puzzelen. Je ziet per medewerker welke attenties zijn verstuurd met bedrag en datum, een markering bij bedragen boven 25 euro, een voorberekende eindheffing waar die van toepassing is, en een export naar Excel voor je accountant. Zo blijft de administratie klein terwijl de aandacht groot blijft.

Veelgestelde vragen

Valt een cadeaubon onder de WKR?

Een waardebon of geldbedrag is altijd loon en valt buiten de attentieregeling. Je kunt het wel in de vrije ruimte aanwijzen, maar de 25-euroregel geldt er niet voor. Een fysiek cadeau tot 25 euro dat je ook privé zou geven, valt er onder voorwaarden wel buiten.

Geldt de 25-eurogrens per keer of per jaar?

Per gelegenheid, niet per jaar. Je mag dus bij meerdere passende gebeurtenissen los een attentie tot 25 euro geven. Let op dat het om echte persoonlijke attenties gaat en niet om een verkapte structurele beloning.

Wat gebeurt er als ik de vrije ruimte overschrijd?

Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing. Die draag je af in de aangifte loonheffingen van het volgende kalenderjaar. Zolang je binnen de ruimte blijft, betaal je niets extra.

---

Wil je de attenties voor je team regelen zonder de administratie? Attentico Work onthoudt de verjaardagen, verstuurt na jouw goedkeuring een kaart, en houdt het WKR-overzicht voor je bij.